1.NTRODUCCION
Trabajar con hojas de cálculo
resulta a menudo desalentador. Los usuarios principiantes suelen tener
dificultades para encontrar las características que necesitan para llevar a
cabo una tarea. Los avanzados verán a menudo que algunas funciones
adicionales que les gustaría poder
utilizar no existen actualmente. Uno de los principales objetivos de diseño de
es ofrecer a ambos tipos de usuarios (y a los que se encuentran entre un grupo y
otro) las herramientas
necesarias para lograr una mayor productividad.
Excel le ofrece ahora a los usuarios
principiantes e intermedios más confianza para trabajar con hojas de cálculo,
ya que facilita el conocimiento de
las funciones existentes a la vez que proporciona una mayor inteligencia para
garantizar a los usuarios que no están cometiendo errores. En el caso de
usuarios avanzados, Excel se
centra en hacer que la ejecución de las tareas habituales resulte más sencilla
e intuitiva.
Trabaje de manera más inteligente con Excel,
el programa de
cálculo y análisis de Office.
Proporciona a los profesionales las herramientas que necesitan para administrar
información de negocios y
para los usuarios en general les ayuda a aprovechar al máximo la información
2. Que es Excel
Que es
Excel, bajo este conjunto de palabras hemos bautizado este sitio
web, el cual pretende ser un medio para divulgar y explicar el uso y las
ventajas de la potente hoja de cálculo electrónica Excel, así como difundir
ejemplos y aplicaciones que nos facilitan nuestra vida laboral y diaria.
Haciendo
uso del nombre de la web, lo primero que haremos será explicar que es Excel.
Excel
es una herramienta ofimática perteneciente al conjunto de programas denominados
hoja de cálculo electrónica, en la cual se puede escribir, almacenar,
manipular, calcular y organizar todo tipo de información numérico o de texto.
Excel
es una hoja de cálculo electrónica desarrollado por Microsoft, el cual se
encuentra dentro del paquete de herramientas o programas ofimáticos llamados
Office, el programa ofimático Excel es la hoja de cálculo electrónica más
extendida y usada a nivel global, hoy en día el trabajo de cualquier ingeniero,
financiero, matemático, físico o contable sería muy diferente sin la aplicación
de cálculo Excel.
Una
hoja de cálculo electrónica se define como un programa informático compuesto
por columnas, filas y celdas, donde la intersección de las columnas y las filas
son las celdas, en el interior de cada celda es el sitio donde podemos escribir
cualquier tipo de información que posteriormente será tratada, siendo cada
celda única en toda la hoja de cálculo.
La
principal ventaja del uso de las hojas de cálculo electrónicas reside en que es
posible interconectar unas celdas con otras mediante el uso de funciones o
reglas, de tal forma que si cambia el valor de una celda, automáticamente la
hoja de cálculo electrónica recalculará y actualizará los valores de las otras
celdas. Esta ventaja fue el origen y la base para impulsar el desarrollo de las
hojas de cálculo electrónicas, debido a que antiguamente al no disponer de
dicha herramienta informática, el trabajo de recalcular las diferentes
hipótesis de un modelo matemático, físico o financiero representaba un tiempo y
esfuerzo enorme, además del riesgo de caer en algún error durante el cálculo.
Este problema fue solucionado mediante el desarrollo y uso de las hojas de
cálculo electrónicas las cuales al cambiar cualquier dato del modelo en menos
de 1 segundo y sin error recalcula todo el modelo aportando un resultado
totalmente fiable.
La
principal ventaja del programa Excel es la versatilidad y funcionalidad que
presenta a la hora de realizar cualquier tipo de modelo, con Excel podemos
generar hojas Excel para el diseño y cálculo de estructuras civiles,
gestión y control de la contabilidad de una empresa, gestión y control de los stocks
de un almacén, diseños de modelos matemáticos, gestión de bases de datos,
generación de presupuestos, planificación de proyectos, etc…. Un amplio abanico
de posibilidades se puede cubrir con el uso del programa Excel.
A lo
largo de la historia el programa Excel ha ido evolucionando y mejorando, desde
la primera versión de Excel lanza en el año 1985 para los ordenadores de Apple
hasta la última versión disponible hoy en día, el programa ha ido evolucionando
satisfaciendo las necesidades de los usuarios.
2.1. Funciones de Excel
Las
funciones Excel se definen como el conjunto de formulas que incorpora la
aplicación Excel y que tienen por objetivo realizar cálculos predefinidos
aportando únicamente los valores que se quieren calcular.
El
concepto de las funciones y formulas Excel lo veremos más claro con el
siguiente ejemplo:
Imaginemos
que queremos calcular la potencia de 3 elevado a 10, para ello tenemos
dos opciones:
1. Multiplicar
en nuestra hoja de cálculo 10 veces el número 3, de tal forma que en la celda
en la cual queremos obtener el resultado deberíamos escribir
=3*3*3*3*3*3*3*3*3*3
2. Utilizar
la función “POTENCIA” que viene incorporada en la aplicación Excel, de tal
forma que en la celda en la cual queremos obtener el resultado deberíamos de
escribir POTENCIA (3;10)
Comparando
ambas opciones, la método segundo nos aporta el valor deseado en el mínimo
tiempo posible y sin errores, imagínate que ahora queremos conocer el valor de
2,56783 elevado a 150, sin duda la primera opción nos llevaría mucho tiempo
para introducir la información, además de correr el riesgo de equivocarnos
mientras tecleamos, por el contrario en la segunda opción solo deberíamos
escribir la siguiente función POTENCIA (2,56783;150), en apenas 2 segundos
hemos escrito la función e inmediatamente hemos obtenido el valor correcto y
fiable del dato que necesitamos.
Gracias
a las funciones de Excel podemos realizar cálculos complejos sin necesidad de
introducir formulas complejas y que nos pueden inducir a errores.
Las
funciones que llevan incorporadas la aplicación Excel se clasifican en las
siguientes categorías:
·
Matemáticas y trigonométricas - Son funciones
que hacen referencia cálculos matemáticos como el cálculo de cosenos,
tangentes, logaritmos, raices, etc...
·
Financieras - Son funciones que facilitan el
cálculo y la generación de modelos financieros, hacen referencia a formulas
para el cálculo de intereses, depreciaciones, pagos, etc...
·
Fecha y hora - Son funciones que se utilizan
para el manejo y cálculo de fechas en las hojas de cálculo de Excel
·
Estadísticas - Son funciones que incorpora la
aplicación Excel para facilitar el cálculo de estudios estadísticos, son
fórmulas que nos permite calcular la media, varianza, distribuciones,
variaciones ...
·
Búsqueda y referencia - Son funciones que nos
ayuda a manipular y encontrar información dentro de las hojas Excel.
·
Base de datos - Son funciones que nos
permiten manipular, gestionar y calcular lista de datos que se encuentren en
las hojas Excel.
·
Ingenieria - Son funciones que ayuda a la realización
de cálculos referentes a ingenieria así como modelos basados en formulas
utilizadas en ingenieria.
·
Texto - Son funciones que nos permite
manipular, convertir y calcular cadenas de texto, con las funciones de texto
por ejemplo podemos suprimir o añadir palabras en una cadena de texto.
·
Lógicas - Son funciones que nos permite
establecer condiciones para realizar cálculos.
·
Información - Son funciones que nos aportan
información sobre los datos que contiene nuestra hoja de cálculo de excel.
·
Definidas por el usuario - Son funciones
creadas mediante macros Excel que se pueden incorporar en nuestras hojas de
cálculo mediante la adición de complementos que contengan dichas funciones.
3. Bondades de Excel
1.- Cree gráficos de datos en una sola celda. Con
la nueva característica de minigráficos de Excel 2010, puede crear pequeños
gráficos en una solacelda para detectar fácilmente modelos en sus datos. Es una
forma fácil y rápida de resaltar tendencias importantes en los datos, como
aumentos y disminuciones estacionales.
2 Identifique fácilmente los puntos de datos
adecuados. Excel 2010 cuenta con nuevas y fascinantes características de
desglose de datos. La característica de segmentación de datos proporciona una
visualización mejorada de la vista de tabla dinámica para poder segmentar y
filtrar datos de forma dinámica y mostrar sólo la información que necesita. El
nuevo filtro de búsqueda le permite invertir menos tiempo examinando grandes
conjuntos de datos en las tablas y vistas de tabla dinámica, para dedicar más
tiempo al análisis de datos.
3.- Obtenga acceso a sus hojas de cálculo
prácticamente desde cualquier lugar. Publique sus hojas de cálculo en línea y,
a continuación, obtenga acceso a ellas, véalas y edítelas desde cualquier lugar
de la Web o desde un smartphone basado en Windows Mobile.1 Con Excel 2010,
puede disfrutar de una experiencia con hojas de cálculo única en su clase, en
diferentes lugares y dispositivos. Excel Web App —Amplíe su experiencia de
Office a la Web. Vea y edite sus hojas de cálculo a través de Excel Web App
cuando esté fuera de su oficina, hogar o escuela.1 Microsoft Excel Mobile 2010.
Esté al corriente y realice una acción inmediata cuando sea necesaria con la
versión móvil de Excel que esté adaptada específicamente para su Smartphone.2
4.- Conéctese, comparta y logre más resultados al
trabajar en equipo. La característica de co-creación de Excel Web App le
permite editar simultáneamente una misma hoja de cálculo con otras personas
desde diferentes ubicaciones.1 Puede ver quién está trabajando con la misma
hoja de cálculo que usted al mismo tiempo. Todas las modificaciones se
controlan y marcan inmediatamente para mantenerlo al tanto de cuándo y dónde se
realiza cada cambio.
5.- Agregue un toque de sofisticación a sus
presentaciones de datos. El formato condicional en Excel 2010 le permite tener
más control sobre los iconos y estilos, las barras de datos mejoradas, así como
resaltar aspectos específicos con tan solo unos clics. También puede mostrar
barras de datos para valores negativos e ilustrar así las visualizaciones de
datos de forma más precisa.
6.- Aproveche los nuevos y más interactivos
gráficos dinámicos. Recopile rápidamente más información de sus gráficos
dinámicos. Muestre diferentes vistas de datos directamente en un gráfico
dinámico, independiente de las vistas de gráficos dinámicos, para analizar y
capturar la vista más atractiva para sus números.
7.- Realice tareas de forma más rápida y sencilla.
Excel 2010 simplifica el modo de acceso a las características. La nueva vista
Microsoft Office Backstage™ reemplaza al menú Archivo tradicional para
permitirle guardar, compartir, imprimir y publicar sus hojas de cálculo en tan
solo unos pasos. Gracias a la cinta de opciones mejorada, ahora puede tener
acceso a sus comandos favoritos de manera rápida y crear fichas personalizadas
para adaptar la experiencia a su propio estilo de trabajo.
8.- Modele y analice prácticamente cualquier dato
de manera eficiente. El complemento PowerPivot para Excel 2010 proporciona una
tecnología innovadora como la integración simplificada de datos desde múltiples
orígenes y la manipulación inmediata de grandes conjuntos de datos con hasta
millones de filas. Los usuarios profesionales pueden publicar y compartir
análisis prácticamente sin esfuerzo mediante Microsoft SharePoint Server 2010 y
permitir que otros usuarios disfruten de las características de consulta rápida
y segmentación de datos al trabajar con los informes de Excel Services.3
9.- Aproveche la capacidad aumentada para crear
hojas de cálculo más grandes y complejas. Buenas noticias para los usuarios
avanzados y analistas: con la nueva versión de Excel 2010 de 64 bits, el
análisis de grandes cantidades de información es más fácil que nunca. Analice
grandes y complejos conjuntos de datos, más grandes que los archivos de 2 GB de
las versiones anteriores de Excel.
10.- Publique y comparta a través de los Servicios
de Excel. La integración de SharePoint Server 2010 y los Servicios de Excel
permite a los usuarios avanzados compartir análisis y resultados con toda la organización
mediante la publicación de hojas de cálculo en la Web. Cree un panel de
inteligencia empresarial y comparta información confidencial de la empresa con
sus colegas, clientes y socios de negocio en un entorno con seguridad mejorada.
2 Identifique fácilmente los puntos de datos adecuados. Excel 2010 cuenta con
nuevas y fascinantes características de desglose de datos. La característica de
segmentación de datos proporciona una visualización mejorada de la vista de
tabla dinámica para poder segmentar y filtrar datos de forma dinámica y mostrar
sólo la información que necesita.
El nuevo filtro de búsqueda le permite invertir
menos tiempo examinando grandes conjuntos de datos en las tablas y vistas de
tabla dinámica, para dedicar más tiempo al análisis de datos. 3 Obtenga acceso
a sus hojas de cálculo prácticamente desde cualquier lugar. Publique sus hojas
de cálculo en línea y, a continuación, obtenga acceso a ellas, véalas y
edítelas desde cualquier lugar de la Web o desde un smartphone basado en Windows
Mobile.1 Con Excel 2010, puede disfrutar de una experiencia con hojas de
cálculo única en su clase, en diferentes lugares y dispositivos. Excel Web App
—Amplíe su experiencia de Office a la Web. Vea y edite sus hojas de cálculo a
través de Excel Web App cuando esté fuera de su oficina, hogar o escuela.
4. Uso de una planilla de cálculos
Su principal función es
realizar operaciones matemáticas –de
la misma manera que trabaja la más potente calculadora-, pero también la de
computar complejas interrelaciones y ordenar y presentar en forma de gráfico
los resultados obtenidos. Además, Excel 2000 como todas las versiones avanzadas
de planillas de cálculos, permiten colocar, ordenar y buscar datos, así como
insertar bloques de texto e imágenes. Los principales elementos de trabajo son:
Fila: Es un conjunto de varias celdas
dispuestas en sentido horizontal.
Título de fila: Está siempre a la izquierda y
nombra a las filas mediante números.
Columna: Es un conjunto de varias celdas
dispuestas en sentido vertical.
Título de columna: Está siempre arriba y
nombra a las columnas mediante letras, que en el caso de Excel 2000 van desde
la A hasta la IV. Luego de la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la
AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y así sucesivamente.
Celda: Es la intersección de una fila y una
columna y en ella se introducen los gráficos, ya se trate de texto, números,
fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna,
seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la intersección de
la fila 29 con la columna F, se denomina F29.
Rango: Los rangos son una referencia a un
conjunto de celdas de una planilla de cálculos. Se definen mediante letras y
números. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente
la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al
rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7
se lo denomina C4:E7. En la figura 2 vemos la representación del rango de ejemplo.
5. Los libros de cuentas de Excel
Los archivos de Microsoft
Word se denominan documentos, los archivos de Microsoft
Access se denominan bases
de datos, los archivos de Microsoft PowerPoint se
denominan presentaciones. Al igual que éstos, los archivos de Microsoft Excel
se denominan libros.
Cada uno de estos libros se compone de una
serie de planillas donde se encuentra albergada la información; de esta forma
es posible relacionar las planillas y compartir la información que se guarda en
ellas. Cada una de estas planillas se denomina hojas.
Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su
contenido en la pantalla, se debe hacer simplemente un click sobre la lengüeta
de la misma; ésta se encuentra en el sector inferior de la pantalla.
5.1. Mucho más que una planilla de cálculos
Excel 2000 además de funcionar como una
típica planilla de cálculos nos deja insertar otros objetos, como gráficos, mapas,
comentarios, imágenes, sonidos, documentos, presentaciones, páginas Web y
todo tipo de información. Al poder insertar todos estos tipos de objetos la
planilla de cálculos se hace mucho más vistosa y elegante.
Excel 2000 es muy relacionable con Access
2000, o sea, con las bases de datos creadas con éste programa. Al igual que
ocurre con el mismo, en las planillas de cálculos existen dos conceptos
importantes: campo y registro. En
un campo se guardan todos los
valores de un tipo de información –por ejemplo, los nombres de
todas las ciudades americanas-, y en un registro se guarda un valor concreto de
cada campo.
Cómo enviar un libro por correo electrónico y
otras opciones: Para hacer esto vamos al menú Archivo, y desplegamos el submenú
Enviar a.
Cómo ver las propiedades del libro actual:
Simplemente vamos a la opción Propiedades que se encuentra en el menú Archivo.
Esta caja de diálogo que se abre se divide en 5 fichas:
General, Resumen, Estadísticas,
Contenido y
6. Características propias de la interfaz de Excel 2010
VENTANA DE EXCEL 1
1. Columnas:
Es el grupo de cuadros que van desde la parte
superior de la página hacia abajo. Se identifican por letras.
2. Filas:
Es el grupo de cuadro que van desde el lado izquierdo
de la página hacia la derecha. Se identifican por números.
3. Celda:
Una celda es el rectángulo en donde se unen
una fila y una columna.
4. Nombre de la celda:
Esta casilla te indica el nombre la celda
sobre la que estás trabajando.
5. Barra de fórmulas:
Aquí se pueden escribir o editar los datos
que contiene una celda específica.
6. Hojas de cálculo:
Los archivos de Excel se llaman libros. Cada
libro tiene una o más hojas (también conocidas como hojas de cálculo).
7. Barra de scroll horizontal:
Si tienes más hojas de cálculo de las que
puedes ver en la pantalla a la vez, haz clic sobre la barra de desplazamiento
horizontal, manténla presionada y arrástrala de izquierda a derecha para
desplazarte por todas las hojas de trabajo existentes.
8. Modos de visualización:
Hay tres maneras de ver una hoja de cálculo, de izquierda a derecha son:
- Vista normal: Se selecciona por defecto. Muestra un número ilimitado de celdas y columnas. Es el modo de visualización que ves en la imagen.
- Vista diseño de página: Divide la hoja de cálculo en el número de páginas que contenga.
- Vista salto de página: Te permite ver un resumen de la hoja de cálculo. Es útil cuando estás agregando saltos de página.
