Citas y bibliografía en Word
Introducción
En algunos tipos de documentos que escribimos es necesario o conveniente citar las fuentes que se han utilizado en el trabajo, o relacionar fuentes de información que pueden ser útiles para comprender o saber más del tema objeto del documento. Por ejemplo si estamos escribiendo sobre los Números Primos, seguro que querremos citar algún artículo o libro de Pierre de Fermat o de Leonard Euler; o, si escribimos sobre la música de los 60, querremos citar discos de The Beatles y The Rolling Stones.Una bibliografía, en sentido amplio, es una relación de fuentes de información (libros, artículos, páginas web,…) que se aporta para ampliar, profundizar o confirmar la información de nuestro documento. La bibliografía se suele poner, en un apartado específico, al final del documento y con un formato (estilo) previamente definido.
Una cita es una marca o etiqueta (normalmente un número entre paréntesis) en el documento que hace referencia a una fuente de información citada en la bibliografía. Con las citas, fundamentalmente, se atribuye el mérito al autor original.
En Word las citas y bibliografías se gestionan desde el grupo Citas y bibliografía, de la pestaña Referencias.
Crear una bibliografía
Hemos dicho que una bibliografía es una relación de fuentes de información. Para grabar cada una de esas fuentes de información se utiliza la opción Administrar fuentes (apartado Citas y bibliografía, de la pestaña Referencias) que nos muestra un diálogo con el que podemos añadir (pulsando el botón Nuevo) nuevas fuentes de información.
Al pulsar en el botón Nuevo se muestra el cuadro de diálogo Crear fuente. Este diálogo es diferente según el tipo de fuente bibliográfica (libro, artículo, película, página web,…) que elijamos y según el estilo seleccionado (el estilo se selecciona en el grupo Citas y bibliografía de la pestaña Referencias).
Observad que en la primera imagen, estoy utilizando un tipo de fuente bibliográfica de libro y el estilo Vancouver, y en el segundo un tipo de fuente bibliográfico película, del estilo ISO 690.
Las fuentes bibliográficas se pueden crear (y por supuesto borrar y editar) en cualquier momento y se guardan en un fichero de nombre sources.xml, que está en la carpeta C:\usuarios\<tu usuario>\AppData\Roaming\Microsoft\Bibliography. Podemos distribuir nuestro fichero sources.xml (copiándolo) o podemos utilizar un fichero sources.xml que hayamos obtenido, pegándolo en ese directorio (si lo hacéis tened la precaución de renombrar el anterior con otro nombre para que podamos reutilizar el anterior). El fichero sources.xml, contiene la lista general de nuestra bibliografía.
Observad que en la primera imagen, estoy utilizando un tipo de fuente bibliográfica de libro y el estilo Vancouver, y en el segundo un tipo de fuente bibliográfico película, del estilo ISO 690.
Las fuentes utilizadas en un documento se guardan dentro del documento (en un contenedor) que podemos ver si, una vez guardado el documento, cambiamos la extensión de docx a zip, y después navegamos por el árbol de carpetas hasta la carpeta customXML, al abrirla veremos unos ficheros xml de nombre ítem, en los que está la bibliografía utilizada en el documento.
Insertar cita
Si ya hemos creado la lista actual de la bibliografía de nuestro documento, podremos insertar una cita en el documento, pulsando en Insertar cita (grupo Citas y bibliografía, pestaña Referencias) y eligiendo la fuente deseada. Si por el contrario, queremos citar una fuente nueva, elegimos Agregar nueva fuente y entonces se desplegará el diálogo Crear fuente.
Estilos
Los estilos definen la información requerida y la forma en la que se presenta la bibliografía y la etiqueta que se utiliza como marcador en las citas.
Combinar correspondencia.
Elegir el tipo de documento en el que se va a combinar la información
El panel de tareas Combinar correspondencia se abre con una pregunta sobre el tipo de documento combinado que está creando. Una vez elegido, haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas.Nota Si tiene compatibilidad de fax en su equipo y un fax módem instalado, también verá Faxes en la lista de tipos de documento.
Elegir el documento principal que desea utilizar
Si el documento principal (denominado el documento inicial en el panel de tareas) ya está abierto, o está empezando con un documento en blanco, puede hacer clic en Utilizar el documento actual.De lo contrario, haga clic en Empezar a partir de una plantilla o en Empezar a partir de un documento existente y busque la plantilla o el documento que desea utilizar.
Microsoft
Word 2002
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Para combinar información
exclusiva en su documento principal, debe conectarse (o crear y conectarse) al
archivo de datos en el que está almacenada la información exclusiva. Si no
desea utilizar todos los datos del archivo que va a combinar, puede elegir los registros que desea usar.
En este
paso del proceso de combinar correspondencia, el usuario se conecta al archivo
de datos donde se encuentra almacenada la información exclusiva que desea
combinar en su documento.
Si la
información de la lista de contactos de Microsoft Office Outlook® es completa y
está actualizada, este es un archivo de datos excelente para utilizar en cartas
para clientes o mensajes de correo electrónico. Sólo tiene que hacer clic en Seleccionar
de los contactos de Outlook en el panel de tareas y elegir la carpeta
Contactos.
Si
dispone de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o de una base de datos
de Microsoft Office Access que contiene la información de sus clientes, haga
clic en Utilizar una lista existente y, a continuación, en Examinar
para buscar el archivo.
Si
todavía no tiene ningún archivo de datos, haga clic en Escribir una lista
nueva, y utilice el formulario que se abre para crear su lista. La lista se
guarda como un archivo de base de datos de direcciones(.mdb) que se puede
reutilizar.
Nota Si está creando
mensajes de correo electrónico o faxes combinados, asegúrese de que su archivo
de datos incluye una columna para la dirección de correo electrónico o el
número de fax. Necesitará dicha columna más adelante en este proceso.
Conectarse
a un determinado archivo de datos no significa que necesariamente tenga que
combinar la información de todos los registros (filas) de ese archivo de datos
en el documento principal.
El cuadro
de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia se abrirá tras
conectarse con el archivo de datos que desea utilizar o al crear un nuevo
archivo de datos. Puede seleccionar un subconjunto de registros para su
combinación de correspondencia ordenando o filtrando la lista.
Siga uno
de estos procedimientos:
- Para ordenar los registros en una columna en orden ascendente o descendiente, haga clic en el encabezado de columna.
- Para filtrar la lista, haga clic en la flecha junto al encabezado de columna que contiene el valor por el que desea filtrar. O, si la lista es larga, haga clic en (Avanzado) para abrir un cuadro de diálogo en el que podrá establecer el valor. Haga clic en (Espacios) para que se muestren sólo los registros que no contienen información o en (Sin espacios) para que sólo se muestren los registros que contienen información.
Tras conectar el documento principal con un archivo
de datos, podrá empezar a agregar
campos que indiquen dónde aparecerá la información exclusiva en cada copia
del documento que genere al combinar. Para asegurarse de que Word pueda
encontrar una columna en su archivo de datos que se corresponda con cada
dirección o saludo, es posible que tenga que asignar
campos.
Asignar campos
Si en el documento inserta un campo de bloque de direcciones o un campo de línea de saludo, se le pedirá que elija el formato que prefiere. Por ejemplo, la ilustración muestra el cuadro de diálogo Línea de saludo que se abre al hacer clic en Línea de saludo en la lista de tareas. La lista que hay en Formato de la línea de saludo se utiliza para realizar selecciones.Si Word no puede hacer coincidir un elemento de saludo o de dirección con una columna del archivo de datos, las líneas de las direcciones y de los saludos no se combinarán correctamente. Para ayudar a evitar problemas, haga clic en Asignar campos. Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.
Los elementos de una dirección y de un saludo se enumeran a la izquierda y los encabezados de columna del archivo de datos a la derecha.
Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word automáticamente hace coincidir la columna Apellido del archivo de datos con Apellidos. Sin embargo, Word no pudo hacer coincidir otros elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede hacer coincidir Apellidos o Dirección 1.
Utilizando la lista de la derecha puede seleccionar la columna de su archivo de datos que coincida con el elemento de la izquierda. En la ilustración, la columna Nombre coincide ahora con Apellidos, y la columna Dirección coincide con Dirección 1. No importa si Tratamiento de cortesía, Organización y Nombre del cónyuge no presentan coincidencias puesto que no son relevantes en los documentos que está creando.
Cuando haya terminado de agregar y asignar campos en el documento principal, ya estará listo para dar el siguiente paso.
Siguiente paso
Una vez agregados los campos al
documento principal, ya estará listo para obtener una obtener una vista previa de los resultados de la
combinación. Cuando esté satisfecho de la vista previa, puede completar la combinación.
Puede
obtener una vista previa de los documentos combinados y efectuar cambios antes
de completar del todo la combinación.
Para
obtener una vista previa, siga uno de estos procedimientos:
- Hojee los documentos combinados utilizando los botones anterior y siguiente del panel de tareas.
- Obtenga una vista previa de un documento concreto haciendo clic en Buscar un destinatario.
- Haga clic en Excluir al destinatario si observa que no desea incluir el registro que está mirando.
- Haga clic en Editar lista de destinatarios para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista si ve registros que no desea incluir.
- Haga clic en Anterior en la parte inferior del panel de tareas para volver atrás un paso o dos si necesita efectuar otros cambios.
Cuando
esté satisfecho de los resultados de la combinación, haga clic en Siguiente
en la parte inferior del panel de tareas.
Ahora
todo depende del tipo de documento que esté creando. Si está combinando cartas,
puede imprimirlas o modificarlas individualmente. Si elige modificar las
cartas, Word las guarda en un único archivo, con una carta por página.
Independientemente
del tipo de documento que esté creando, puede imprimir, trasmitir o guardar
todos los documentos o únicamente un subconjunto de los mismos.
Recuerde
que los documento combinados que guarde son independientes del documento
principal. es una buena idea guardar el documento principal si planea
utilizarlo en otra combinación de correspondencia.
Cuando
guarde el documento principal, además de su contenido y de sus campos, también
se guarda su conexión con el archivo de datos. La próxima vez que abra el
documento principal, se le pedirá que elija si desea volver combinar en el
mismos la información del archivo de datos.
- Si hace clic en Sí, el documento se abre con la información del primer registro combinada. Si abre el panel de tareas (menú Herramientas, submenú Cartas y correo, comando Combinar correspondencia), se encontrará en el paso Seleccionar destinatarios. Puede hacer clic en los hipervínculos del panel de tareas para modificar el archivo de datos con el fin de que incluya un conjunto de registros diferente o para conectarse a un archivo de datos diferente. A continuación, puede hacer clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas para continuar con la combinación.
- Si hace clic en No, se perderá la conexión entre el documento principal y el archivo de datos. El documento principal se convierte en un documento estándar de Word. Los campos se sustituyen por la información exclusiva del primer registro.
